Bei der digitalen Zusammenarbeit kommt es auf die richtigen Werkzeuge an

Bei der digitalen Zusammenarbeit kommt es auf die richtigen Werkzeuge an

Um die eigene Digitalisierung erfolgreich umzusetzen, müssen auch Handwerksbetriebe sich darauf einstellen, ihre digitale Zusammenarbeit neu auszurichten – und zwar in Richtung Vernetzung. Vernetzt zu arbeiten bedeutet, Know-how und Erfahrungen auszutauschen und damit effektiv, innovativ und wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben. Für die Mitarbeiter geht es immer weniger darum, Regeln oder Anweisungen von oben zu befolgen, sondern hierarchisch flach im Team zu kollaborieren. Hierfür stehen von einfach bis komplex zahlreiche Tools zur Verfügung. Wichtig: Soziale Business-Netzwerke und Bürokommunikationstools sind evolutionäre Meilensteine des Arbeitsalltags und stellen eine ganz neue Art der Zusammenarbeit dar.

Die „neuen“ digitalen Tools können darin unterstützen, die innerbetriebliche Kommunikation zu verbessern, Projekte effektiver zu gestalten, Prozesse zu beschleunigen, Innovationen schneller voranzutreiben oder ein besseres Kundenmanagement zu erwirken – oder alles gemeinsam. Ob Chat-Funktionen, Projektmanagementsysteme, Messaging-Dienste oder Screensharing-Konferenzen – sie alle basieren auf dem Prinzip der Offenheit, des Teilens von Wissen und Daten. Denn je besser alle Akteure informiert sind und je größer der gemeinsame Wissenspool, desto höher der Output für Unternehmen und Mitarbeiter. Viele Anbieter stellen gleich mehrere Dienste auf einer Plattform zur Verfügung. Merke: Tools zur digitalen Zusammenarbeit entfalten ihre beste Wirkung aber nur dann, wenn auch die Unternehmenskultur offen dafür angelegt ist.

Virtueller Chat statt Besprechungsraum 

Um die interne Kommunikation zu optimieren, werden zunehmend Chat-Tools eingesetzt. Diese sind in der regel bewusst einfach gehalten. Statt über Büroflure zu laufen, eine E-Mail zu schreiben oder zum Telefonhörer zu greifen, wird gechattet. Effizienzgrad: sehr hoch. Jedem Unternehmen verhelfen Chats zu einem wesentlich besseren internen Workflow. Slack, WhatsApp, Microsoft Teams, Skype, Zoom oder Google Hangouts sind Tools, die in diesem Zusammenhang auch Gratis-Dienste anbieten. Entgegen der Befürchtung, dass der Arbeitsalltag durch Chats anonymisiert wird, ist ein Trend erkennbar, dass Mitarbeiter den Nutzen der digitalen Assistenten zunehmend wertschätzen, da sie damit ortsunabhängig arbeiten können. Und zwar sowohl mit einzelnen Kollegen als auch in Gruppen. Skype, Zoom und Google Hangouts, Teamviewer, Screenleap, GoToMeeting oder Zoom zum Beispiel bieten auch die Möglichkeit für Screen-Sharing an. Das ist besonders dann interessant, wenn es darum geht, Dokumente oder Webseiteninhalte mit anderen zu teilen. Videokonferenz-Tools wie sie Amazon Chime, Mikogo oder Skype anbieten, sind die neuen Telefonkonferenzen. Hier kann man gemeinsam an Dokumenten arbeiten und man sieht, mit wem man es zu tun hat.

Projektarbeit im Team

Projektmanagement-Tools aus der Cloud gewinnen immer mehr an Bedeutung. Mit webbasierten Collaboration-Plattformen, wie beispielsweise Trello, Asana, Wrike, Monday oder Stackfield können kleine wie große komplexe Projekte, Aufgaben, Termine, Dokumente etc. professionell organisiert und die Zusammenarbeit optimiert werden. Teilnehmer bekommen darin Aufgaben zugewiesen, die mit Terminen, Abgabefristen, Kommentaren etc. verknüpft werden können. Alle zugriffsberechtigten Teilnehmer können den Status der jeweiligen Aufgaben (z.B. „in Arbeit“, „erledigt“ etc.) einsehen. Der klare Vorteil der Collaboration-Plattformen liegt darin, dass man E-Mails umgehen kann und schnelle Reaktionen möglich sind. Alle Teammitglieder sind immer gleichzeitig auf dem aktuellsten Stand und sämtliche Transaktionen sind transparent.

Unternehmensweite Informationsplattformen

Man kann auch eine Nummer größer denken. Plattformen, wie zum Beispiel Slack, Microsoft Yammer oder Microsoft Teams integrieren verschiedene Services „unter einem Dach“. Diese stellen für die Unternehmenskommunikation einerseits Chats und Projektmanagement zur Verfügung, leisten aber gleichzeitig als Wissensmanagement- und Community-Plattformen einen wertvollen Beitrag, um die Kommunikation und Vernetzung zu optimieren. Yammer von Microsoft zum Beispiel gilt als eine Art Facebook für die Geschäftswelt. Hier können News von Kollegen gepostet werden oder Fragen veröffentlicht werden. Damit sind Plattformen wie Yammer auch wertvolle Wissenspools, die sich ständig erweitern. Außer den Social Intranet-Tools mit Chat-, Kalender- und Terminfunktionen, Dokumentenspeicher und die Verknüpfung mit anderen Cloud-Speichern wie Dropbox bieten einige Plattformen zusätzlich noch integrierte Apps für Kundenmanagement (CRM) oder Lead-Management an. 

Dokumentenbibliotheken und Filehosting-Dienste 

Das Ablegen von Daten an einem gemeinsamen Ort in der Cloud hat viele Vorteile. Da alle Beteiligten Zugriff auf die jeweils aktuellste Version von Dokumenten haben, gehört das chaotische Suchen von relevanten Dateien der Vergangenheit an. Die cloudbasierten Bibliotheken wie zum Beispiel Dropbox oder Google Drive punkten durch eine gemeinsame Ablagestruktur statt individueller Systeme auf einzelnen Rechnern. Gleichzeitig können in den meisten Fällen die Dokumente auch von mehreren Teilnehmern direkt bearbeitet werden. 

Terminplanung

Doodle, Kulibri oder DFN-Terminplaner sind Online-Dienste zur Erstellung von Terminumfragen, Online-Umfragen oder Abstimmungen. Mit ihnen lassen sich schnell und einfach Termine koordinieren, in dem sich Teilnehmer in Listen eintragen. E-Mail-Kaskaden werden so vermieden und alle Teilnehmer haben mit einem Klick einen Überblick über Termine, Teilnehmer oder Meinungen. Auch projektbezogene Ausgaben oder Events lassen sich mit diesen Werkzeugen unkompliziert planen.

Fazit

Die Arbeitswelt von heute funktioniert zunehmend vernetzt. Voraussetzung für ein profitables Netzwerk ist die Bereitschaft, Wissen preiszugeben, in Gruppen und Teams zu arbeiten und damit Mitgestalter des Unternehmenserfolges zu sein. Produktivität und Erfolg sind heute fast ausschließlich durch kollaboratives und interdisziplinäres Arbeiten möglich. Denn das schafft die notwendige Transparenz und Effizienz, um komplexe Prozesse und Zusammenhänge zu erfassen und gemeinsam Lösungen zu finden. Welche Tools der digitalen Zusammenarbeit dafür jeweils zum Einsatz kommen, ist individuell verschieden und orientiert sich an Features, Benutzerfreundlichkeit und Bedarf.

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Netzwerk Handwerk.DIGITAL

Gemeinsam mit Experten und anhand erfolgreicher Beispiele aus der Praxis beleuchten Netzwerk Handwerk und Netzwerk Handwerk.DIGITAL richtungsweisende Themen beleuchtet. 

Inspiriert sind die Schwerpunkte von der Trendmap Handwerk, die 25+8 zentrale Trends im Handwerk bis ins Jahr 2025 aufzeigt.

Zielgruppe der analogen und digitalen Veranstaltungen sind:

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DIE TRENDMAP HANDWERK

Die Trendmap Handwerk wirft einen Blick in die Zukunft und beleuchtet die Trendthemen der Branche. Sie umfasst vier große Cluster: Automation | Engagement | Marketing | Networking

„25 Trends für 2025“ – so ist der Titel der Trendmap Handwerk, die einen Blick in die Zukunft der Branche wirft. Auf der Internationalen Handwerksmesse 2019 wurden die Trendmap Handwerk und sechs Trends daraus vorgestellt.

Entwickelt wurde die Trendmap von Trendforscher Peter Wippermann, Gründer der Trendforschungsagentur Trendbüro, zusammen mit der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, die die Internationale Handwerksmesse veranstaltet.

Vom Einsatz neuer Werkzeuge wie Drohnen, 3-D-Drucker und Cobots über Softwarelösungen für die Optimierung von Betriebsabläufen bis zur Positionierung des eigenen Unternehmens als Marke – das Handwerk hat in den vergangenen Jahren eine spannende Entwicklung erlebt.

Dieter Dohr, Vorsitzender der Geschäftsführung der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, erklärt: „Die Internationale Handwerksmesse als Leitmesse für das gesamte deutsche Handwerk, ist immer wieder Bühne für Ideen und Innovationen, auf der Besucher die Trends aus dem und für das Handwerk erleben.

Als führender Messeveranstalter für das Handwerk in Deutschland wollen wir nun einen Schritt weitergehen und gebündelt die wichtigsten Entwicklungen aufzeigen, die das Handwerk in den kommenden Jahren beeinflussen. Durch die Trendmap Handwerk sollen Betriebe erkennen, in welche Richtung sich die Branche entwickelt, welche Chancen sich daraus ergeben und was sie beachten müssen, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein.“