Es muss nicht immer WhatsApp sein

Es muss nicht immer WhatsApp sein

Messenger Dienste sind aus dem Handwerk nicht mehr wegzudenken. Sie erleichtern die interne und externe Kommunikation um ein Vielfaches. Kurze Nachrichten verschicken, Bilder oder Videos versenden, Gruppenchats – wie haben wir ohne diese Tools eigentlich kommuniziert? Einer der bekanntesten Messenger ist WhatsApp. Dabei gibt es einige andere datenschutzkonforme Kurznachrichtendienste, die nicht nur locker mithalten können, sondern sogar einige Features mehr bieten. 

Worauf Sie bei der Auswahl eines geeigneten Messengerdienstes achten sollten: Neben passgenauen Funktionalitäten der App kommt es auf Verschlüsselung, Datenschutz und Vertraulichkeit an – sowohl Ihre eigene Person als auch Ihre Dialogpartner betreffend. 

In Zeiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die Verarbeitung und die Weitergabe von Daten seitens Ihres Unternehmens bzw. die Information von betroffenen Personen genau geregelt. Wir haben für Sie dazu ein paar praktische Tipps parat. 

Die Business-Version von Whats App

WhatsApp Business ist eine kostenlose App speziell für Kleinunternehmen. Die App ist erhältlich für Smartphones mit dem Betriebssystem Google Android und für das iPhone. Sie macht die Kommunikation mit Kunden durch Tools zum Automatisieren, Sortieren und schnellen Beantworten von Nachrichten einfacher als das Hantieren mit Papier, E-Mails und SMS.

WhatsApp in die Datenschutzerklärung integrieren 

Wenn Sie WhatsApp Business im Geschäftsalltag nutzen und darüber mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren wollen, ist es wichtig, in Ihrer Datenschutzerklärung darauf hinzuweisen. 

 

Informieren Sie in Ihrer Erklärung über die von WhatsApp getätigten Datenübertragungen. Klären Sie aber auch darüber auf, wie die per WhatsApp erlangten Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen gespeichert und verarbeitet werden. Vor allem sollten Sie sich dazu die Zustimmung der Personen einholen, die mit Ihnen geschäftlich über die App kommunizieren. 

 

Um auf Ihre Datenschutzerklärung innerhalb von WhatsApp Business wirksam zu verweisen, können Sie in Ihrem Unternehmensprofil in der App einen klickbaren Link hinterlegen, der auf den Datenschutzerklärungstext Ihrer Website führt. 

 

Diese Vorgehensweise ist natürlich auch sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen anderen DSGVO-konformen Messenger als WhatsApp – eine WhatsApp Alternative – einsetzen.

 

Sollten Sie Hilfestellung benötigen, um Ihre Datenschutzerklärung auch für den Einsatz von Twitter, Facebook, Instagram und anderen Social-Media-Angeboten „wasserdicht“ zu machen, finden Sie im Internet Quellen für Muster sowie Generatoren für die Erstellung passender Texte. 

 

Vier DSGVO-konforme Alternativen zu Whats App

 

Es gibt neben WhatsApp Business auch Messenger-Apps speziell für Handwerksunternehmen, welche sowohl die Grundbedingungen Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter als auch die Wichtigkeit von Datenschutz und Datensicherheit gemäß DSGVO erfüllen. 

 

Signal – Der kostenlose, werbefreie Messenger Signal wurde von der Signal-Stiftung mit dem Ziel entwickelt, allen Menschen den freien Meinungsaustausch in geschützter Privatsphäre zu ermöglichen. Die Daten werden vor dem Absenden verschlüsselt. So kann nicht mitgehört oder mitgelesen werden, wer was mit wem kommuniziert. Signal ist für mobile Endgeräte mit dem Betriebssystem Google Android oder für Apples iPhone sowie als Desktop-Variante für Microsoft Windows, Apple Mac oder Debian-basiertes Linux erhältlich.

 

Wire – Im Wesentlichen besitzt der Messenger Wire, der in der Schweiz entwickelt wurde, die gleichen Funktionen. Ein feiner Unterschied besteht jedoch: Die Kontaktdaten aus dem Adressbuch der App-Benutzer werden weder in der Android- noch in der Apple-iOS-Version automatisch auf den App-Server gezogen. In der Android-Version von WhatsApp passiert das automatisch, in der Apple-iOS-Version von WhatsApp kann man das immerhin per Einstellung verhindern. 

 

Die Wire-Chats sind durchgängig verschlüsselt und für den Betreiber des Servers nicht lesbar. Außerdem stehen die Server von Wire in der EU und unterliegen somit automatisch den Regeln und Vorschriften der DSGVO.

 

Die Business-Version Wire Pro ist kostenpflichtig, kann aber kostenlos getestet werden. Es lassen sich auch Gästebereiche einrichten, um Nicht-Abonnenten temporär in Kommunikationsgruppen einzubinden.

 

myCraftnote – myCraftnote unterstützt die Mitarbeiter vor Ort bei der digitalen Erfassung projektrelevanter Sachverhalte im Handwerk. Mit der nach einer Registrierung kostenlos nutzbaren Smartphone-App werden mühsame Texteingaben nach eigenen Angaben auf ein Minimum verringert. Sprachnotizen, Fotos oder Videos beschleunigen die Datenaufnahme. Die Möglichkeit, in den Fotos wichtige Stellen schnell zu markieren oder Maße einzutragen, beugt kostspieligen Missverständnissen vor. Ein integrierter PDF-Scanner erleichtert zudem die Digitalisierung von Plänen und Dokumenten. 

 

Bei der Anbindung an den Betrieb bildet myCraftnote den zentralen Kommunikationskanal, über den einschließlich des Chefs alle Beteiligten relevante Daten kontinuierlich und nahezu in Echtzeit untereinander austauschen können. Das Handling ist an WhatsApp angelehnt.

 

Laut Anbieter erfüllt die cloudbasierte Plattform die Vorgaben der DSGVO, sodass auch externe Projektbeteiligte wie Architekten, Bauherren und andere Gewerke in den Informationsfluss eingebunden werden können. 

 

WerkerApp – WerkerApp können Sie vier Wochen lang kostenlos testen. Danach sind die Kosten des Tools von der Anzahl der von Ihnen registrierten Nutzer abhängig. Das System vereinfacht die Fotodokumentation von Baustellen und erspart das Abschreiben von Zetteln. Durch die digitale Dokumentation werden sowohl einfache Abnahmen als auch aufwendige Streitfälle mit Daten und Dokumenten unterstützt. 

 

Die in WerkerApp geführte Baustellenmappe kann mit einem Klick als Word-Datei exportiert und Bauherren, Auftraggebern und Gutachtern zur Verfügung gestellt werden. Die App kann auf jedes Smartphone geladen werden. Am Tablet und am PC erfolgt die Bedienung via Browser. 

 

Auch ohne Internetverbindung kann man mit WerkerApp arbeiten. Die Bilder werden hochgeladen, wenn wieder eine Netzverbindung besteht. Alle Daten zu einer Baustelle sind somit zentral verfügbar. 

 

Laut Anbieter ist die Kommunikation via WerkerApp sicher und datenschutzkonform gemäß DSGVO. 

 

Fazit zu den WhatsApp-Alternativen

 

Die Beispiele zeigen: Es gibt Alternativen zu WhatsApp. Grundsätzlich sollte die Nutzung eines jeden Messengers im Kontext der DSGVO stehen und die Sicherheit der Kommunikation gewährleisten können. Unabdingbar für Sie ist in jedem Fall der deutliche Hinweis auf die Speicherung von Daten in der eigenen Datenschutzerklärung. 

Foto: © PixieMe / stock.adobe.com

Netzwerk Handwerk.DIGITAL

Gemeinsam mit Experten und anhand erfolgreicher Beispiele aus der Praxis beleuchten Netzwerk Handwerk und Netzwerk Handwerk.DIGITAL richtungsweisende Themen beleuchtet. 

Inspiriert sind die Schwerpunkte von der Trendmap Handwerk, die 25+8 zentrale Trends im Handwerk bis ins Jahr 2025 aufzeigt.

Zielgruppe der analogen und digitalen Veranstaltungen sind:

  • Handwerksunternehmer
  • Start-ups
  • Architekten und
  • Planungsbüros

DIE TRENDMAP HANDWERK

Die Trendmap Handwerk wirft einen Blick in die Zukunft und beleuchtet die Trendthemen der Branche. Sie umfasst vier große Cluster: Automation | Engagement | Marketing | Networking

„25 Trends für 2025“ – so ist der Titel der Trendmap Handwerk, die einen Blick in die Zukunft der Branche wirft. Auf der Internationalen Handwerksmesse 2019 wurden die Trendmap Handwerk und sechs Trends daraus vorgestellt.

Entwickelt wurde die Trendmap von Trendforscher Peter Wippermann, Gründer der Trendforschungsagentur Trendbüro, zusammen mit der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, die die Internationale Handwerksmesse veranstaltet.

Vom Einsatz neuer Werkzeuge wie Drohnen, 3-D-Drucker und Cobots über Softwarelösungen für die Optimierung von Betriebsabläufen bis zur Positionierung des eigenen Unternehmens als Marke – das Handwerk hat in den vergangenen Jahren eine spannende Entwicklung erlebt.

Dieter Dohr, Vorsitzender der Geschäftsführung der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, erklärt: „Die Internationale Handwerksmesse als Leitmesse für das gesamte deutsche Handwerk, ist immer wieder Bühne für Ideen und Innovationen, auf der Besucher die Trends aus dem und für das Handwerk erleben.

Als führender Messeveranstalter für das Handwerk in Deutschland wollen wir nun einen Schritt weitergehen und gebündelt die wichtigsten Entwicklungen aufzeigen, die das Handwerk in den kommenden Jahren beeinflussen. Durch die Trendmap Handwerk sollen Betriebe erkennen, in welche Richtung sich die Branche entwickelt, welche Chancen sich daraus ergeben und was sie beachten müssen, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein.“