Für eine saubere Abrechnung: Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Von allen internetbasierten Technologien, die im Handwerk relevant sind, rangiert die mobile Zeiterfassung ganz oben. Warum? Weil sie mit wenig Aufwand sofort unvorstellbare Vorteile mit sich bringt. Unlesbare Stundenzettel, Diskussionen um Arbeitszeiten und das umständliche Einpflegen der Daten entfallen. Arbeitszeiten, Urlaube, Überstunden etc. werden digital erfasst und in Echtzeit in die Betriebssoftware übertragen. Löhne, Gehälter, Rechnungen – all das wird dank cloudbasierter Technologie automatisiert verarbeitet. Damit halten Sie sich eine Menge Administration vom Hals und schaffen neue Ressourcen.

Wenn Sie sich mit dem Thema mobile Zeiterfassung beschäftigen, sollten Sie folgende Frage klären: Welche konkreten Auswirkungen haben mobiles Arbeiten, die digitale, strukturierte Arbeitszeiterfassung und der einzelnen Tätigkeiten zum Beispiel auf die Produktivität und die Qualität der Prozesse in Ihrem Unternehmen?

Die Auswirkungen reichen von der Organisation, Beschleunigung und Optimierung der Arbeitsabläufe über die Automatisierung von „zeitfressenden“ Routineaufgaben bis hin zur Senkung bzw. Vermeidung von Kosten.

Mobile Zeiterfassung bietet valide Daten

In der „digitalen Ordnung“ der verknüpften Cloud-Services liegen Daten, Informationen und das daraus resultierende Wissen immer im Zugriff. Nachweise und Abrechnungen können zeitnah – auch direkt am Einsatzort, beim Kunden vor Ort oder auf der Baustelle – erfolgen.

Die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit ist gewährleistet, da die Dateneingaben vordefiniert erfasst werden. So können Sie sicher(er) sein, dass die laufende Kostenauswertung aktueller Aufträge die wirklich genaue Überwachung der dafür kalkulierten Budgets ermöglicht.

Die erfassten Daten lassen sich entweder nach der Rückkehr vom Kunden ins Büro oder mithilfe einer mobilen Internetverbindung über die Zeiterfassungs-App auch automatisch vom Smartphone oder Tablet mit der Lohnbuchhaltung oder der Handwerkersoftware synchronisieren.

Je nach verwendeter Lösung sind mithilfe eines Abgleichs der GPS-Daten auch Plausibilitätsprüfungen hinsichtlich des Mitarbeiterstandorts zur Zeit der Datenerfassung möglich.

Mobile Zeiterfassung spart Zeit

Sie sollten darauf achten, dass Ihre Lösung zur mobilen Arbeitszeiterfassung die Daten einfach mit der von Ihnen genutzten und hoffentlich cloudbasierten Handwerkersoftware synchronisiert. Dann können die aus der App einfließenden Daten zum Beispiel automatisch der abzurechnenden Baustelle, den richtigen Kostenstellen und der Lohnabrechnung zugeordnet werden.

Eine praxistaugliche Software sollte unbedingt auch ein digitales Fahrtenbuch beinhalten. Die Vertrauensbasis der Kunden in Ihr Unternehmen wird gestärkt, wenn der Ort, die geleistete Arbeit und die Anfahrtszeiten in Rapports und Rechnungen plausibel nachgewiesen werden können.

Die Auswertung der Fahrtenbuchdaten hilft zudem bei der innerbetrieblichen Erstellung von Tagesplänen, da Fahrzeiten rückwirkend analysiert und für künftige Einsätze genauer kalkuliert werden können. Auch die Steuererklärung wird mit einem digitalen, in die  Zeiterfassung integrierten Fahrtenbuch erheblich einfacher.

Mitarbeiter können von mobiler Zeiterfassung nur profitieren

Schwierig kann die Einführung eines Systems zur mobilen Zeiterfassung werden, wenn Sie den Mitarbeitern nicht schon vor der Einführung einer entsprechenden Software aufzeigen, worum es für sie und das Unternehmen wirklich geht: Vereinfachung von Arbeit, Entlastung von „Papierkram“, Konzentration auf die interessanten Aspekte des Berufs, fehlerfreie Abrechnungen und – nicht zuletzt – das Wissen des Unternehmers um den kalkulatorischen Stand seiner Aufträge.

 

Fazit

Die mobile Zeiterfassung ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe einfach objektive und verlässliche Daten über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit auf der Baustelle oder beim Kunden generiert und erfasst werden können. Fehler bei der Übertragung handschriftlicher Stundenzettel in die Handwerkersoftware entfallen und falsche Lohnabrechnungen werden minimiert. Das erleichtert Ihnen als Arbeitgeber beispielsweise den Nachweis der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sowie die schnelle Ermittlung der zu zahlenden Entgelte und Abgaben.

Es mag Mitarbeiter geben, die mobile Zeiterfassung als Überwachungsmaßnahme empfinden. Vor allem, wenn die digital erfassten Zeiten auch über GPS mit Orten verknüpft werden. Andererseits ersparen sich sowohl Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle als auch die Mitarbeiter im Büro durch die GPS-gestützte Zeiterfassung und die direkte Übertragung der Daten in die Handwerkersoftware bzw. die Lohnbuchhaltung zusätzliche manuelle Arbeit.

Wenn Sie diese Vorteile im offenen Gespräch mit Ihren Mitarbeitern frühzeitig kommunizieren und nach einer Probephase mit digitalisierungsfreudigen Kollegen eine hoffentlich positive Bilanz ziehen, werden Sie sicher auch die Skeptiker davon überzeugen können, dass mobile Zeiterfassung die Arbeit vereinfacht.

Foto: © IRStone / stock.adobe.com

Netzwerk Handwerk.DIGITAL

Gemeinsam mit Experten und anhand erfolgreicher Beispiele aus der Praxis beleuchten Netzwerk Handwerk und Netzwerk Handwerk.DIGITAL richtungsweisende Themen beleuchtet. 

Inspiriert sind die Schwerpunkte von der Trendmap Handwerk, die 25+8 zentrale Trends im Handwerk bis ins Jahr 2025 aufzeigt.

Zielgruppe der analogen und digitalen Veranstaltungen sind:

  • Handwerksunternehmer
  • Start-ups
  • Architekten und
  • Planungsbüros

DIE TRENDMAP HANDWERK

Die Trendmap Handwerk wirft einen Blick in die Zukunft und beleuchtet die Trendthemen der Branche. Sie umfasst vier große Cluster: Automation | Engagement | Marketing | Networking

„25 Trends für 2025“ – so ist der Titel der Trendmap Handwerk, die einen Blick in die Zukunft der Branche wirft. Auf der Internationalen Handwerksmesse 2019 wurden die Trendmap Handwerk und sechs Trends daraus vorgestellt.

Entwickelt wurde die Trendmap von Trendforscher Peter Wippermann, Gründer der Trendforschungsagentur Trendbüro, zusammen mit der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, die die Internationale Handwerksmesse veranstaltet.

Vom Einsatz neuer Werkzeuge wie Drohnen, 3-D-Drucker und Cobots über Softwarelösungen für die Optimierung von Betriebsabläufen bis zur Positionierung des eigenen Unternehmens als Marke – das Handwerk hat in den vergangenen Jahren eine spannende Entwicklung erlebt.

Dieter Dohr, Vorsitzender der Geschäftsführung der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, erklärt: „Die Internationale Handwerksmesse als Leitmesse für das gesamte deutsche Handwerk, ist immer wieder Bühne für Ideen und Innovationen, auf der Besucher die Trends aus dem und für das Handwerk erleben.

Als führender Messeveranstalter für das Handwerk in Deutschland wollen wir nun einen Schritt weitergehen und gebündelt die wichtigsten Entwicklungen aufzeigen, die das Handwerk in den kommenden Jahren beeinflussen. Durch die Trendmap Handwerk sollen Betriebe erkennen, in welche Richtung sich die Branche entwickelt, welche Chancen sich daraus ergeben und was sie beachten müssen, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein.“