Kommunikationslösungen aus der Cloud: Das Fundament moderner Zusammenarbeit

Kommunikationslösungen aus der Cloud

Zwei Bestandteile der modernen Arbeitswelt – flexibles und mobiles Arbeiten – finden sich im Alltag der Handwerksbranche häufig wieder. Durch die Digitalisierung wurden und werden diese beiden Komponenten immer weiter verstärkt. Bekannt aus dem persönlichen Alltag hat sich die Kommunikation über eine Vielzahl von Kanälen – Stichwort Multichannel – auch im Handwerk etabliert. Diese moderne Kommunikationsform über verschiedene Kanäle wie Sprache, Text, Bild oder Video steigert die Effizienz und den Erfolg der Unternehmen.

Besonders Handwerksbetriebe, die über begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen verfügen, zögern häufig noch, die interne Digitalisierung voranzutreiben. Doch besonders kleine und mittlere Unternehmen dieser Branche können von flexiblen Cloudlösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit profitieren.

Verschiedene Aufgaben, verschiedene Kanäle: Multichannel-Kommunikation

Cloudbasierte Lösungen für Telefonie und Zusammenarbeit – auch Kollaborationslösungen genannt – ermöglichen Mitarbeitern, mit unterschiedlichen Akteuren wie Architekten, Bauherren, Kunden oder Kollegen in Kontakt zu treten. Mit diesen Lösungen, die von überall und jedem Gerät aus genutzt werden können, arbeiten Anwender immer über den Kommunikationskanal, der gerade optimal für die anstehende Aufgabe geeignet ist – ob per Festnetztelefon, Smartphone, Computeranwendung oder Videokonferenz.

Für simple Rückfragen, die zum Beispiel bei einem Kundentermin vor Ort auftauchen, reicht oft die klassische Chatfunktion, über die auch Dokumente verschickt werden können. Für komplexere Fragen stehen Sprachanrufe, Videoanrufe oder Videokonferenzen zur Verfügung. Besonders in Situationen, in denen eine visuelle Beurteilung nötig ist, kann eine Cloud-Kollaborationslösung sowohl einen zeitlichen als auch finanziellen Vorteil verschaffen. Gibt es zum Beispiel Probleme auf einer Baustelle oder muss ein Gerät repariert werden, die benötigten Ansprechpartner oder Kollegen sind aber nicht vor Ort, können diese via Videoanruf zugeschaltet werden, das Problem begutachten und so auf unkomplizierte Art zur Lösung beitragen.

Auf Montage und trotzdem im Büro

Cloudbasierte Kommunikationslösungen steigern nicht nur die Erreichbarkeit, sondern auch die Reaktionsfähigkeit von Handwerkern, da diese auch von unterwegs auf Unterlagen und Informationen zugreifen können. Somit fördern sie die Mobilität und erhöhen die Effizienz.

Ein Handwerksbetrieb kann außerdem mehrere Telefonleitungen einrichten, um die Erreichbarkeit zu verbessern. Ist ein Mitarbeiter in einem Gespräch oder gerade nicht in der Lage, einen Anruf anzunehmen, wird der Anrufer dank intelligentem Anruf-Routing automatisch an einen festgelegten freien Mitarbeiter weitergeleitet. Dabei können sowohl Kollegen, andere Standorte oder externe Mitarbeiter integriert werden. Durch eine Vorqualifikation via Sprachdialog und einfacher Menüführung können die Anrufer außerdem schneller zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Dadurch verbessern Handwerksbetriebe den Kundenservice und erhöhen im zweiten Schritt die Zufriedenheit und Weiterempfehlungsbereitschaft ihrer Kunden.

Etablierung eines virtuellen Besprechungsraums

Durch ein cloudbasiertes Kollaborations-Tool können Unternehmen einen virtuellen Besprechungsraum zur orts- und geräteunabhängigen Nutzung schaffen, zu dem berechtigte Mitarbeiter jederzeit und von jedem Gerät aus Zugang haben. Dort werden wichtige Informationen, Pläne, Verträge oder Bilder von allen Mitarbeitern hochgeladen und eingesehen. Viele praktische integrierte Funktionen ermöglichen es Mitarbeitern zudem, den Fortschritt eines Projektes nachzuverfolgen, Aufgaben mit Erinnerungen und Fristen zu versehen oder sie bestimmten Personen zuzuordnen.

Einfache Implementierung und hohe Flexibilität

Fehlende betriebliche Ressourcen und IT-Know-How sind oftmals der Grund für einen zögerlichen Digitalisierungsprozess in Handwerksbetrieben. Cloudlösungen bieten gegenüber lokal installierten Telefonanlagen jedoch den Vorteil, dass sowohl der verwaltungs- und wartungskostenintensive Installationsprozess als auch die Anschaffung von Hardware entfallen. Sie können auf bestehende Hardware installiert werden und sind dank automatischer Updates stets auf dem neusten technischen Stand, womit sie sich ideal für Handwerksbetriebe mit geringen personellen oder fachlichen Ressourcen eignen. Diese profitieren zudem von der flexiblen Skalierbarkeit von Cloudlösungen, deren Funktionsumfang sich stets an die aktuellen Unternehmensbedürfnisse anpassen lässt und auf jeden einzelnen Mitarbeiter individuell zugeschnitten werden kann. Damit reduzieren sich die Betriebskosten auf ein Minimum.

Mit der richtigen Cloudlösung stellen Handwerksbetriebe ihre Kundenkommunikation und Zusammenarbeit auf ein solides Fundament und sind damit einen großen Schritt weiter auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft. 

Foto: Seventyfour / stock.adobe.com

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