Wer Apps clever verknüpft, beschleunigt sein Tagesgeschäft

Wer Apps clever verknüpft, beschleunigt sein Tagesgeschäft

Baustellendokumentation, Team-Kommunikation, Zeiterfassung, Aufgaben- und Workflow-Steuerung …  Smartphone-Apps und webbasierte Services halten Handwerksbetriebe auf digitaler Ebene zusammen. Aus gutem Grund: Richtig eingesetzt lösen sie auf anwenderfreundliche Weise diverse Probleme und machen die Abläufe leichter, einfacher und fehlerresistenter. Und: Sie sparen Zeit.

Umgekehrt machen selbst die effizientesten Software-Werkzeuge etwas Arbeit. Als digitales Abbild eines Teils der unternehmerischen Wirklichkeit wollen und müssen die eingesetzten Cloud-Services immer wieder aktualisiert und mit den neuesten Informationen gefüttert werden. Gerade auch bei sich häufig wiederholenden Dateneingaben können Betriebe beispielsweise durch App-Verknüpfungen und einen automatisierten Informationsaustausch im Arbeitsalltag schneller vorankommen. Was es damit auf sich hat, veranschaulichen wir hier an dem Task-Management-Beispiel Meistertask

Auch bei Apps ist Teamwork angesagt

Wer in seinem Betrieb mehrere webbasierte Anwendungen – möglicherweise ohne externen IT-Support – implementiert hat und mit seinen Mitarbeitern erfolgreich im Tagesgeschäft einsetzt, wird im nächsten Schritt versuchen, seine Apps zur Zusammenarbeit zu bewegen. Ein einfaches Beispiel: Wird in Meistertask eine Teilaufgabe in die Spalte „Erledigt“ verschoben, sollen andere Teammitglieder über Kommunikationstools wie Slack – ohne weiteres Zutun – eine entsprechende Nachricht erhalten, sodass diese den Auftrag zügig weiterbearbeiten können. 

Was die Individualisierung des Workflows angeht, sind der eigenen Fantasie und auch der Aneinanderreihungen von Arbeitsschritten zunächst einmal keine Grenzen gesetzt. Die beteiligten Apps werden dazu über einen weiteren Cloud-Service wie Zapier oder auch die IFTTT(IF This Then That)-Plattform miteinander verknüpft. Im Fall des stärker auf Unternehmen ausgerichteten Zapier sind solche Verkettungen bereits für über 1500 Webanwendungen möglich. Dazu zählen neben Meistertask unter anderem auch Google-Applikationen, Microsoft Office 365 und Slack (Link zu der aktuellen Liste: https://zapier.com/apps). 

Mit automatisierten Abläufen seinen digitalen Workflow selbst smarter machen 

Das Prinzip ist denkbar einfach: Sind die Zugänge der beteiligten Apps bei Zapier autorisiert und deren App-Schnittstellen über den cloudbasierten Zapier-Dienst miteinander verbunden, legt der Anwender selbst fest, welche Arbeitsschritte App B (Nachrichtenversand in Slack) automatisch ausführen soll, sobald in App A ein bestimmtes Ereignis (Statusänderung einer Aufgabe in Meistertask) eintritt. Zu den größten Vorteilen der App-Integration via Zapier zählt, dass auch „Otto Normal-Anwender“ solche Aktionsketten (auch als Applets oder Zaps bezeichnet) im Webbrowser oder via App mit ein klein wenig Tüfteln selbst erstellen kann. Programmierkenntnisse sind dazu jedenfalls nicht nötig. Da viele mit Zapier kooperierende App-Anbieter wie Meistertask oder Slack für gängige Anwendungsfälle bereits von Haus aus typische Zaps bzw. Integrationen als Vorlagen anbieten, verringert sich der Einrichtungsaufwand bei der Kopplung nochmals.

DSGVO-Vorgaben im Auge behalten

Prinzipiell eignen sich Verknüpfungen vor allem für kleinere Aufgaben, die normalerweise via App-Benutzeroberfläche in mehreren Schritten nach Schema F händisch erledigt werden. Je häufiger sich solche Routineaufgaben wiederholen, desto besser eignen sie sich für eine Automatisierung und eine Verschlankung der Prozesse. Wer seine Apps mit Zapier und Co. verbandelt, muss sich jedoch vor Augen führen, dass der zwischengeschaltete Vermittlungsservice Zugriff auf alle beteiligten Anwendungen benötigt. Erfolgt die Datenverarbeitung auf amerikanischen Servern, muss insbesondere bei der Übermittlung personenbezogener Daten sichergestellt sein, dass dies im Einklang der DSGVO-Vorgaben erfolgt. Das kalifornische Unternehmen Zapier bekennt sich zu dem EU-US Privacy Shield und verspricht damit, sich im Rahmen dieser Vereinbarungen an europäische Standards im Datenschutz zu halten.

Mit zunehmendem Digitalisierungsgrad gewinnt die App-Verknüpfung an Bedeutung

Ist eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung sichergestellt, können Cloud-Services wie Zapier das Zusammenspiel und den Informationsaustausch unterschiedlicher Apps einen großen Schritt voranbringen. Das gilt für Handwerksbetriebe in besonderem Maße: zum einen, weil im Tagesgeschäft für zwingend notwendige unverzügliche Datenaktualisierungen meist sehr wenig Zeit bleibt. Und zum anderen, weil sich auf den eigenen Workflow angepasste Integrationen sogar in Eigenregie realisieren lassen.

Zum Schluss noch ein grundsätzlicher Tipp: Wer bei der App-Auswahl den Themenkomplex Schnittstellen und Integrationsfähigkeit stärker in den Fokus rückt, kann sich bei überschaubaren Kosten zusätzliche Produktivitätsvorteile für sein Tagesgeschäft sichern.

Foto: © littlewolf1989 /stock.adobe.com

 

Netzwerk Handwerk.DIGITAL

Gemeinsam mit Experten und anhand erfolgreicher Beispiele aus der Praxis beleuchten Netzwerk Handwerk und Netzwerk Handwerk.DIGITAL richtungsweisende Themen beleuchtet. 

Inspiriert sind die Schwerpunkte von der Trendmap Handwerk, die 25+8 zentrale Trends im Handwerk bis ins Jahr 2025 aufzeigt.

Zielgruppe der analogen und digitalen Veranstaltungen sind:

  • Handwerksunternehmer
  • Start-ups
  • Architekten und
  • Planungsbüros

DIE TRENDMAP HANDWERK

Die Trendmap Handwerk wirft einen Blick in die Zukunft und beleuchtet die Trendthemen der Branche. Sie umfasst vier große Cluster: Automation | Engagement | Marketing | Networking

„25 Trends für 2025“ – so ist der Titel der Trendmap Handwerk, die einen Blick in die Zukunft der Branche wirft. Auf der Internationalen Handwerksmesse 2019 wurden die Trendmap Handwerk und sechs Trends daraus vorgestellt.

Entwickelt wurde die Trendmap von Trendforscher Peter Wippermann, Gründer der Trendforschungsagentur Trendbüro, zusammen mit der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, die die Internationale Handwerksmesse veranstaltet.

Vom Einsatz neuer Werkzeuge wie Drohnen, 3-D-Drucker und Cobots über Softwarelösungen für die Optimierung von Betriebsabläufen bis zur Positionierung des eigenen Unternehmens als Marke – das Handwerk hat in den vergangenen Jahren eine spannende Entwicklung erlebt.

Dieter Dohr, Vorsitzender der Geschäftsführung der GHM Gesellschaft für Handwerksmessen mbH, erklärt: „Die Internationale Handwerksmesse als Leitmesse für das gesamte deutsche Handwerk, ist immer wieder Bühne für Ideen und Innovationen, auf der Besucher die Trends aus dem und für das Handwerk erleben.

Als führender Messeveranstalter für das Handwerk in Deutschland wollen wir nun einen Schritt weitergehen und gebündelt die wichtigsten Entwicklungen aufzeigen, die das Handwerk in den kommenden Jahren beeinflussen. Durch die Trendmap Handwerk sollen Betriebe erkennen, in welche Richtung sich die Branche entwickelt, welche Chancen sich daraus ergeben und was sie beachten müssen, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein.“